Zbliża się okres świąteczny, w którym wręczamy sobie nawzajem podarunki w gronie rodziny i przyjaciół. Prezenty i upominki okolicznościowe przygotują i przekażą również firmy swoim kontrahentom. Obdarowanie to z reguły ma na celu budowanie więzi z klientami, promowanie marki oraz zacieśnianie relacji. Jest to miły gest związany ze współczesną kulturą biznesową w wielu branżach.
Prezenty te potrafią jednak spędzać księgowym sen z powiek. Czy dany wydatek można uznać za poniesiony w celu uzyskania lub zabezpieczenia źródła przychodu? Czy prezenty te należy wykluczyć z kosztów uzyskania przychodów ze względu na ich reprezentacyjny charakter? Co ma kluczowe znaczenie: wartość, rodzaj, charakter, umieszczenie logo firmy, grono obdarowanych? Ze względu na brak zdefiniowania pojęć„reklamy” i „reprezentacji” w przepisach podatkowych, w celu analizy tego typu wydatków należy sięgnąć do indywidualnych interpretacji podatkowych oraz wyroków sądów administracyjnych.
Na skróty:
Upominki jako koszty poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Argumentacja podatników opiera się na pośrednim związku tego typu wydatków z osiąganymi przychodami z działalności. Przykład: „ W efekcie przekazania Upominków (…) Spółka dąży do zachowania, a w dłuższej perspektywie także do zwiększenia źródeł przychodów. Należy wskazać, że poprzez wręczanie Upominków (…) Spółka podkreśla znaczenie współpracy z Partnerami biznesowymi(…), co w konsekwencji, pozytywnie wpływa na całokształt tej współpracy i skutkuje zwiększeniem zaangażowania w ramach wspólnie realizowanych przedsięwzięć w przyszłości…” – Interpretacja Indywidualna ILPB3/4510-1-18/16-2/JG.
Organy podatkowe nie negują pośredniego charakteru ponoszonego wydatku, wskazując jednak na to, że „ każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego klasyfikacji prawnej”. To na podatniku „spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu”, ponieważ to on „odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania”. W interpretacji wydatków najistotniejszym elementem jest kwalifikowanie tego typu rozchodów odpowiednio do kosztów reprezentacji lub reklamy.
Prezent dla kontrahenta – reklama, czy reprezentacja.
Brak definicji tych pojęć w prawie podatkowym powoduje, że ich wykładni dokonuje się na podstawie definicji słownikowych oraz ich etymologii. Próbę zdefiniowania pojęcia „reprezentacja” podjął NSA w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 roku (sygn. Akt II FSK 702/11). Według poszerzonego składu sędziowskiego NSA „Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy,działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. (…) Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. (…)Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności. W tym celu należy odwołać się do etymologii tego terminu. Wyraz”reprezentacja„ pochodzi od łacińskiego „repraesentatio”oznaczającego wizerunek. (…) W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie (…) podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu.”
Reklama to według SJP „działanie zachęcające potencjalnych klientów do korzystania z usług lub zakupu towarów”. Istotą promocji (reklamy) jest dotarcie do jak najszerszej grupy odbiorców, w żaden sposób nieograniczonej i wyselekcjonowanej przez promującego.
Dopóki ustawodawca nie zdefiniuje tych pojęć lub np. nie wprowadzi ograniczeń kwotowych tego typu wydatków, każdorazowo należy daną sprawę rozpatrywać indywidualnie. Utrudnia to kwalifikację ponoszonych kosztów oraz powoduje brak pewności co do poprawności dokonanych rozliczeń podatkowych firmy. Jednak co można zrobić w takim wypadku? Jakie stanowisko organów podatkowych można dostrzec w wydawanych interpretacjach indywidualnych?
Co wyklucza dany upominek z kosztów uzyskania przychodów?
Niezmienne stanowisko organów dotyczy wydatków na alkohol. Są one uznawane za koszty spełniające przesłankę reprezentacji i w konsekwencji mieszczą się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ( np. sygn.0111-KDIB2-3.4010.54.2018.2.PB).
Kolejnym aspektem jest kojarzenie danych produktów z wręczającym upominek. Jeśli przedmioty te nie posiadają oznaczeń spółki tj. jej logo, oznaczeń produktów,marki wówczas należy uznać, że prezenty takie nie służą promowaniu produktów oraz działalności spółki. Mają one jedynie na celu budowanie pozytywnego wizerunku na zewnątrz firmy. Logo spółki umieszczone na przedmiocie ułatwia uznanie go za materiał reklamowy. Przykładem istotnej interpretacji w tej kwestii jest Interpretacja Indywidualna Dyrektora KIS z dnia 25 kwietnia 2017 roku (sygn.ILPB3/423-307/11/12/17-S/EK), która wynika z wyroku NSA. „ Ponadto jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, część drobnych prezentów [komplety do kawy, etui, jedwabne krawaty ze spinkami, MP4, pendrive, portfele, zegary ścienne] wręczanych kontrahentom i potencjalnych kontrahentom opatrzona jest w logo firmy, ma zatem charakter przedmiotów reklamowych.Wydatki poniesione na nabycie takich przedmiotów nie są wydatkami na reprezentację, ale na reklamę.”
Ważną okolicznością jest grono odbiorców. Aby móc mówić o charakterze reklamowym przekazywanych upominków, grupy te nie powinny być ograniczone,wyselekcjonowane. Przykład: „Odnosząc się do sytuacji,w której Upominki są kierowane do wyselekcjonowanych Partnerów, ograniczonej grupy odbiorców, należy stwierdzić, że wydatki takie noszą znamiona reprezentacji. (…) Spółka kreuje [w ten sposób] swój wizerunek, tworzy wśród wybranych kontrahentów wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, kształtuje prestiż i pozytywne postrzeganie swojej firmy przez klientów.” – (sygn.. 0111-KDIB2-3.4010.54.2018.2.PB). Istnieją jednak wyjątki, gdy zakres prowadzonej działalności powoduje, że spółka posiada określony krąg zainteresowanych jej produktami, oto przykład: „Nie zmienia tej oceny także fakt, że te drobiazgi reklamowe nie są rozdawane masowo, ale kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom Spółki podczas rozmów dwustronnych.Należy bowiem uwzględnić, że Spółka ma specyficzny profil działalności, jest producentem maszyn i urządzeń dla sektora górniczego, odlewów stalowych i żeliwnych. Uwzględniając zakres prowadzonej działalności Sąd przyjął, że nabywcami wyrobów Spółki jest określony krąg podmiotów. Niecelowe zatem jest kierowanie reklamy firmy do podmiotów całkowicie niezainteresowanych jej wyrobami.” – (sygn. ILPB3/423-307/11/12/17-S/EK)
Ostatnim rozważanym elementem jest wartość przekazywanego upominku. Jednoznacznie należy stwierdzić, że nie istnieje granica, której przekroczenie oznacza, ze dany wydatek ma charakter reprezentacyjny. W analizowanych interpretacjach padają takie niejednoznaczne określenia, jak „ przedmioty niewielkiej wartości”, „drobne upominki rzeczowe”, „drobne, zwyczajowo przyjęte prezenty”. W interpretacjach, które zostały uznane przez organy podatkowe za poprawne wymienia się m.in. pendrive’y , odtwarzacze muzyczne, portfele, plecaki, parasole, słodycze, zabawki, vouchery (o wartości do 500 zł), komplety do kawy, jedwabne koszule ze spinkami, multinarzędzia, ramki cyfrowe, zegary ścienne oraz drobne gadżety – długopisy, kalendarze, breloki, kubki. Rozbieżność wartości tych przedmiotów jest na tyle istotna, że pozwala twierdzić, że cena przekazywanego upominku nie gra kluczowej roli w uznaniu wydatku za koszt uzyskania przychodu.
Podsumowanie
Jak widać powyżej, uznanie bądź nie uznanie wydatków na upominki za koszty uzyskania przychodów jest niełatwe. Każdorazowo powinno podlegać ono indywidualnej analizie i ocenie przedsiębiorstwa. Jakie podejście można, zatem zastosować:
- bezpieczne i łatwe – jeśli przedmiot wykracza poza gadżety, opatrzone logiem o małej(znikomej) wartości, uznać go za koszty reprezentacji i wykluczyć z kosztów uzyskania przychodów
- bezpieczne i bardziej wymagające – uzyskać interpretację indywidualną organów skarbowych, potwierdzającą stanowisko spółki, (rozwiązanie kosztowne z uwagi na potrzebę przygotowanie zapytania)
- ryzykowne –uznanie, że każdy prezent opatrzony widocznym logo firmy (poza alkoholem) stanowi koszty reklamy, a co za tym idzie, koszty uzyskania przychodów, (podejście takie może zostać zakwestionowane przez organy skarbowe, a sprawa może znaleźć swój finał w sądzie administracyjnym).
W kolejnych wpisach dotyczących upominków zajmę się tematyką podatku od towarów i usług oraz przychodu u obdarowanego. Jeśli wpis Ci się spodobał, uważasz, ze jest wartościowy lub posiadasz doświadczenie w omawianej sprawie, proszę pozostaw swój komentarz, a na pewno się do niego odniosę.
Źródła:
- Interpretacja Indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z z 12 czerwca 2018 r. – sygn. 0111-KDIB2-3.4010.54.2018.2.PB
- Interpretacja Indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 25 kwietnia 2017 r. – sygn. ILPB3/423-307/11/12/17-S/EK
- Interpretacja Indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 4 kwietnia 2017 r. – sygn.. DPP7.8221.36.2017.MNX
- Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 marca 2016 r. – sygn. ILPB3/4510-1-18/16-2/JG
- Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 1992 nr 21 poz. 86, z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350, z późn. zm.)
- Wyrok Najwyższego Sądu Administracyjnego z dnia 17 czerwca 2013 roku ( sygn.akt II FSK 702/11)
